Van vergadercultuur naar focuscultuur in een groeiend IT-bedrijf
Service:
Communicatie & Afstemming
Industrie:
IT
Duur:
8 maanden
Datum:
De Uitdaging
Van vergadercultuur naar focuscultuur
Een groeiend IT-bedrijf met meerdere teams en parallel lopende projecten. De organisatie was gewend om snel te schakelen en alles direct met elkaar te bespreken. Bellen, Teams, WhatsApp, projecttools en dagelijkse overleggen liepen door elkaar heen. Er waren dagstarts, teamoverleggen, projectmeetings en tussendoor voortdurend belletjes en berichten. De intentie was goed: betrokkenheid en snelheid. De realiteit was anders. Medewerkers zaten een groot deel van de dag in overleg of waren reactief aan het communiceren.
De ervaren werkdruk nam toe en resultaten bleven achter bij de verwachtingen. Binnen de organisatie ontstond het vermoeden dat thuiswerken en verminderde verbinding hieraan ten grondslag lagen. Als reactie werd er juist méér gestuurd op overleg en afstemming. In de praktijk bleek het tegenovergestelde waar. Niet te weinig communicatie, maar juist overcommunicatie zorgde ervoor dat structurele focustijd ontbrak. Het probleem zat niet in verbinding, maar in constante onderbreking.
Er werd hard gewerkt, maar aan het einde van de dag bleef vaak het gevoel hangen dat er weinig écht was afgerond. De ervaren werkdruk nam toe en focusmomenten ontbraken vrijwel volledig.
Onze Aanpak
Analyse van communicatiestromen
In plaats van direct meetings te schrappen, hebben we eerst onderzocht hoe communicatie daadwerkelijk plaatsvond binnen de organisatie. We voerden gesprekken met medewerkers en teamleads om te begrijpen waar de druk werd ervaren en hoe de dagelijkse samenwerking verliep.
Tijdens deze gesprekken kwam een belangrijk patroon naar voren. Medewerkers gaven aan dat ze zich regelmatig uitgeblust voelden. Niet door de hoeveelheid werk, maar door het constante gevoel “aan” te moeten staan. Snel reageren werd gezien als collegiaal en betrokken. Direct bellen of een meeting plannen voelde efficiënt. Het was simpelweg hoe men gewend was te werken.
Daarnaast bleek dat communicatie verspreid was over meerdere kanalen. WhatsApp werd gebruikt voor snelle vragen, Teams voor overleg en chat, e-mail voor formele communicatie en daarnaast was er nog een projecttool waarin taken werden bijgehouden. Hierdoor ontstond versnippering en onduidelijkheid over waar informatie thuishoorde.
We analyseerden daarom concreet:
Het aantal overlegmomenten per week per team
De verschillende gebruikte communicatiekanalen (WhatsApp, Teams, e-mail en projecttool)
De frequentie van onderbrekingen tijdens focuswerk
De momenten waarop een vraag direct een meeting werd
Besluitvorming en escalaties tussen teams
De conclusie was helder: niet de hoeveelheid werk was het probleem, maar de manier waarop aandacht werd georganiseerd. Door constante onderbrekingen en het gebruik van meerdere kanalen werd focustijd structureel doorbroken. Wat bedoeld was als betrokken samenwerken, leidde in de praktijk tot versnippering en mentale belasting.
Interventie
Op basis van de analyse is de communicatiestructuur fundamenteel heringericht. Niet door simpelweg meetings te schrappen, maar door duidelijke kaders te introduceren voor hoe en wanneer communicatie plaatsvindt.
Allereerst is gekozen voor één primair intern communicatiekanaal. WhatsApp werd uitgefaseerd voor werkgerelateerde communicatie en e-mail werd beperkt tot externe afstemming. Hierdoor ontstond duidelijkheid over waar informatie thuishoorde en werden medewerkers niet langer op hun privételefoon gestoord. Daarnaast zijn expliciete afspraken gemaakt over bereikbaarheid en responstijden. Niet alles vraagt directe aandacht. Alleen bij echte urgentie werd nog gebeld. Voor overige vragen werd gewerkt met asynchrone communicatie, zodat medewerkers zelf hun focusmomenten konden beschermen.
Een belangrijke interventie was de invoering van een vergadervrije donderdag. Deze dag werd volledig gereserveerd voor ononderbroken focuswerk. Ook bestaande overlegstructuren zoals dagstarts en teammeetings zijn herontworpen met een duidelijk doel, vaste tijdsduur en heldere besluitvormingsregels.
De kernverschuiving was cultureel én structureel: snel reageren werd niet langer gezien als collegiaal, maar als potentieel verstorend voor teamresultaat. Eigenaarschap werd verplaatst van directe beschikbaarheid naar duidelijke verantwoordelijkheden en transparante voortgang in het projectsysteem. Het resultaat was een samenwerksysteem waarin aandacht niet continu werd opgeëist, maar bewust werd georganiseerd.
Resultaat
Impact op de organisatie
Binnen enkele maanden ontstond er merkbaar meer rust in de dagelijkse samenwerking. Het aantal overlegmomenten nam met 40 procent af en medewerkers kregen structureel meerdere aaneengesloten focusuren per dag. De vergadervrije donderdag werd één van de meest gewaardeerde veranderingen binnen het team.
Projecten werden sneller afgerond doordat werk niet langer continu werd onderbroken. Besluitvorming werd duidelijker en doelgerichter, omdat niet iedere vraag automatisch een meeting werd.
In het begin was de nieuwe manier van werken onwennig. Sommige medewerkers ervaarden het minder direct reageren zelfs als minder collegiaal. Daarom was uitleg en bewustwording rondom focus en aandacht een essentieel onderdeel van het traject. Het inzicht dat constante beschikbaarheid niet gelijkstaat aan betrokkenheid zorgde voor een belangrijke cultuurverschuiving.
De ervaren werkdruk daalde zichtbaar. Medewerkers gaven aan minder uitgeput te zijn aan het einde van de dag en meer voldoening te ervaren doordat werk daadwerkelijk werd afgerond. Daarnaast werd op organisatieniveau een daling zichtbaar in ziekteverzuim. Wat veranderde was niet de hoeveelheid werk, maar de manier waarop aandacht werd georganiseerd. En dat had direct effect op productiviteit, energie en teamresultaat.
Testimonial
“Wij waren gewend om altijd direct te schakelen. Achteraf bleek dat we vooral elkaar constant onderbraken. Door duidelijke afspraken te maken over hoe en wanneer we communiceren, is er veel meer rust ontstaan. Mensen krijgen hun werk af en de sfeer is merkbaar positiever.”
IT
COO
