Een traditioneel accountantskantoor toekomstbestendig maken
Service:
Samenwerksysteem
Industrie:
Accountancy
Duur:
9 maanden
Datum:
De Uitdaging
Future Proof: het herontwerp van een traditioneel samenwerksysteem
Een middelgroot accountantskantoor met meerdere teams en een stabiele klantenbasis. De organisatie werkte al jaren op dezelfde manier, met veel kennis in hoofden en overzicht in losse Excelbestanden. Daardoor ontstond er een eilandjescultuur en was het voor collega’s niet altijd duidelijk wie waar aan werkte en waar dossiers zich bevonden in het proces Dit leidde tot veel ad hoc afstemming, zoeken naar informatie en onnodige onderbrekingen in het werk. De ervaren werkdruk nam toe, terwijl overzicht en voorspelbaarheid juist afnamen.
Tegelijkertijd werd het aantrekken van nieuwe, jongere professionals steeds lastiger. De arbeidsmarkt in de accountancy is krap, en flexibiliteit en moderne samenwerking zijn geen luxe meer, maar een randvoorwaarde. Het MT wilde moderniseren, maar zag ook dat hybride of remote werken zonder duidelijke structuur juist tot meer versnippering en frustratie zou leiden.
Daarom werd gekozen voor een toekomstbestendige herinrichting van de manier van samenwerken, met als doel meer inzicht in documentatie en klantdossiers, minder afhankelijkheid van individuen en minder tijdverlies door zoeken en ad hoc afstemming. Het uitgangspunt was helder: eerst het systeem op orde, daarna flexibiliteit mogelijk maken.
Onze Aanpak
Van Symptoom naar Systeem
We startten met een volledige systeemscan om eerst het onderliggende vraagstuk scherp te krijgen. In plaats van direct te kijken naar tools of hybride beleid, onderzochten we hoe het werk daadwerkelijk georganiseerd was.
We voerden cultuurgesprekken met medewerkers en leidinggevenden om inzicht te krijgen in gedrag, verwachtingen en onderlinge afhankelijkheden. Daarnaast analyseerden we werkprocessen en overdrachtsmomenten: hoe komt werk binnen, waar wordt het vastgelegd, wie is verantwoordelijk en waar ontstaat vertraging? Ook brachten we informatiestromen tussen teams in kaart en inventariseerden we welke tools en werkafspraken daadwerkelijk werden gebruikt.
Uit deze analyse werd één ding duidelijk. Het vraagstuk ging niet over flexibel werken. Het ging over structuur en transparantie, en toekomstgericht organiseren van werk.
Zolang niet helder was wie waar aan werkte, in welke fase een klantdossier zich bevond en hoe kennis werd vastgelegd en gedeeld, zou locatieonafhankelijk werken juist leiden tot meer frictie en afstemming.
De conclusie was daarom fundamenteel: eerst het samenwerksysteem op orde brengen, daarna pas flexibiliteit mogelijk maken.
Interventie
Op basis van de diagnose is het samenwerksysteem opnieuw ontworpen. Niet door simpelweg nieuwe tools te introduceren, maar door eerst helder te definiëren hoe werk georganiseerd moest zijn.
Allereerst is een duidelijke communicatiestructuur ingericht. Voor elk type overleg werd vastgelegd wat het doel was, wie erbij betrokken moest zijn en wanneer iets asynchroon kon worden afgehandeld. Daarmee werd voorkomen dat alles via ad hoc overleg of losse berichten liep.
Vervolgens is een centraal projectmanagementsysteem geïmplementeerd waarin alle klantdossiers en werkfasen inzichtelijk werden gemaakt. Niet als extra administratielaag, maar als het primaire systeem van werken. Iedere opdracht kreeg een vaste processtructuur met duidelijke verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten.
Daarnaast is kennis vastgelegd in gedeelde standaarden en werkwijzen. Daarmee werd de afhankelijkheid van individuele medewerkers verminderd en werd het eenvoudiger om werk over te dragen tussen teams en vestigingen. Tot slot zijn heldere werkafspraken gemaakt rondom hybride en locatieonafhankelijk werken. Niet gebaseerd op vertrouwen alleen, maar op inzicht en transparantie in voortgang.
Het resultaat was een systeem waarin iedereen realtime kon zien waar werk zich bevond, wie verantwoordelijk was en wat de volgende stap was. Geen controlemechanisme, maar een gedeeld fundament onder samenwerking.
Resultaat
Impact op de organisatie
Binnen negen maanden ontstond volledige transparantie in lopende klantdossiers en werkvoorraden. Teams kregen realtime inzicht in verantwoordelijkheden, voortgang en overdrachtsmomenten. Overleg werd gerichter en minder ad hoc, omdat informatie niet langer verspreid zat in losse bestanden of hoofden. De afhankelijkheid van individuele medewerkers nam af doordat kennis en werkwijzen structureel werden vastgelegd. Dit zorgde voor meer rust en voorspelbaarheid in de dagelijkse operatie.
Daarnaast maakte de nieuwe manier van samenwerken hybride en deels remote werken mogelijk. Acht nieuwe medewerkers konden worden aangenomen die flexibel vanuit Nederland werkten en niet vijf dagen per week kantoorgebonden waren. Waar de organisatie eerder nauwelijks sollicitanten ontving, ontstond weer instroom doordat het werkgeversverhaal aansloot bij de verwachtingen van moderne professionals.
Wat begon als een vraagstuk rondom flexibiliteit, resulteerde in een stabiel samenwerksysteem met meer grip, betere overdracht en een sterkere positie op de arbeidsmarkt.
Testimonial
"Wij startten dit traject met de gedachte dat we onze manier van werken beter wilden organiseren, digitaliseren en verjongen. Al snel werd duidelijk dat het vraagstuk veel fundamenteler was. Onze manier van samenwerken was jarenlang nauwelijks veranderd. Veel kennis zat bij individuele medewerkers, overzicht werd bijgehouden in losse bestanden en er was beperkt inzicht in de voortgang van dossiers.
Wat dit traject onderscheidend maakte, is dat er niet werd begonnen met een tool of een implementatie, maar met het analyseren van het systeem achter ons werk en het betrekken van onze medewerkers in het proces. We kregen inzicht in waar onze afhankelijkheden zaten en waar structuur ontbrak. Het herontwerp van onze samenwerking heeft gezorgd voor meer transparantie, duidelijkere verantwoordelijkheden en minder afstemming. Doordat medewerkers vanaf het begin zijn meegenomen, ontstond er draagvlak in plaats van weerstand.
Binnen negen maanden hadden we grip op onze dossiers en konden we flexibel werken mogelijk maken zonder kwaliteitsverlies. Daarnaast zagen we een zeer welkom effect: waar we eerder nauwelijks sollicitanten ontvingen, hebben we inmiddels acht nieuwe medewerkers aangenomen die flexibel vanuit Nederland werken."
Accountancy
CEO & Partner
