Welkom bij de eerste editie van Het Hybride Systeem. Deze reeks is voor iedereen die voelt dat hybride werken beter kan, met meer structuur, hogere productiviteit, minder onderbrekingen en vooral.. betere resultaten en samenwerking.

Tijdens corona veranderde ons werk van de ene op de andere dag. Van kantoor gingen we ineens thuis aan de keukentafel zitten met Teams, Zoom en Slack. Onze IT-systemen pasten we razendsnel aan, maar onze manier van werken niet.

We hebben de kantoorlogica, alles synchroon, van negen tot vijf bereikbaar zijn, snel iets vragen of even binnenlopen, simpelweg verplaatst naar een digitale omgeving. Het resultaat: dezelfde gewoontes, alleen verspreid over meer schermen en tools. Dat zorgt voor meer berichten en meer onderbrekingen.

Maar wat is hybride werken eigenlijk?

Veel mensen zien het als een verschuiving in locatie, een paar dagen thuis en een paar dagen op kantoor. In werkelijkheid is hybride werken veel meer dan dat.

Hybride werken betekent dat je bewust kiest waar en wanneer je werkt, afhankelijk van wat voor werk je doet. Het is een manier van werken waarin autonomie en afstemming in balans zijn. Je combineert de voordelen van thuiswerken zoals focus, rust en flexibiliteit met de voordelen van werken op locatie zoals samenwerking, energie en persoonlijk contact.

De voordelen zijn groot:

• meer flexibiliteit en autonomie voor medewerkers

• een betere balans tussen concentratie en samenwerking

• hogere productiviteit omdat mensen kunnen werken op de plek waar ze het meest effectief zijn en op dat moment taakgericht werken (focus-tijd)

Tenminste, dat is het idee. In de praktijk komen die voordelen vaak niet tot hun recht. Vaak houden we vast aan oude verwachtingen. Altijd “aan” staan, direct reageren, constant beschikbaar zijn. We verwarren bereikbaarheid met betrokkenheid en we vinden het collegiaal om altijd online te zijn.

Maar continue beschikbaarheid leidt niet tot hogere productiviteit. Het zorgt juist voor meer onderbrekingen, minder concentratie en minder eigenaarschap. We werken harder, maar niet slimmer. En daardoor verliezen we precies wat hybride werken zou moeten brengen: ruimte, focus en balans.

Om hybride werken te laten slagen, moeten we onze manier van werken, organiseren, communiceren en documenteren aanpassen. En dat is precies wat we niet hebben gedaan.

We houden vast aan de kantoorlogica, bereikbaar van negen tot vijf, meetings als standaard, informatie verspreid over mail, Teams, WhatsApp, SharePoint en CRM-systemen. Meer meetings, meer berichten, meer afstemming.

Iedere tool levert nieuwe meldingen, vragen en onderbrekingen op. Het gevolg is dat iedereen de hele dag reageert, maar weinig mensen echt geconcentreerd werken.

Daarnaast is er niet altijd duidelijkheid.

• Waar staat welke informatie?

• Hoe gebruiken we onze tools?

• Wat verwachten we van elkaar als iemand thuiswerkt?

• En hoe vaak is fysiek overleg echt nodig?

De meeste teams hebben daar geen vaste afspraken over. Iedereen vult het op zijn eigen manier in. Dat zorgt voor verwarring, dubbele communicatie en frustratie. En dus horen we vaak: hybride werken is lastig. Maar dat is niet waar.

Hybride werken is niet het probleem. Het gebrek aan een systeem wel.

Een goed ingericht hybride systeem betekent:

• duidelijke afspraken over communicatie en beschikbaarheid

• vaste ritmes in vergaderingen en besluitvorming

• één centrale plek voor informatie en documentatie

• heldere verwachtingen rondom thuis en op kantoor werken

Dat is waar Het Hybride Systeem over gaat. Een structuur die samenwerking voorspelbaar maakt en slimmer inricht.

De komende weken deel ik in deze nieuwsbrief inzichten en praktijkvoorbeelden over hoe moderne organisaties hybride samenwerken met meer structuur, productiviteit en heldere afspraken.

We gaan in op thema’s als communicatie, documentatie, organisatie, samenwerking, beleid, leiderschap, tooling en cultuur.

Volgende week: waarom hybride werken op de huidige manier vaak niet werkt en wat de eerste stap is om het wel te laten werken.