Een nieuwe medewerker start. Iedereen is enthousiast, het team is blij met extra hulp - maar na een paar weken blijkt: er zijn onduidelijkheden over de verwachtingen, vragen blijven liggen, en de nieuwe collega weet niet precies bij wie hij of zij moet zijn.
Zeker in accountancy, waar structuur en nauwkeurigheid cruciaal zijn, kan een rommelige on-boarding leiden tot vertraging, fouten en frustratie. Hybride werken maakt dat extra uitdagend, en kostbaar.
De kosten van een voortijdig vertrek van een nieuwe medewerker worden geschat op 50 tot 150 procent van het jaarsalaris - afhankelijk van het tijdstip van vertrek en het type dienstverband. Dat betekent dat één mislukte on-boarding al snel tienduizenden euro’s kost*. Wetende dat 1 op de 6 medewerkers alweer vertrekt in de eerste drie maanden, is dit een serieus risico voor je organisatie**.
Ik zie het vaak bij klanten gebeuren:
Het is druk, jaarrekeningen moeten af, het team is overvol. De nieuwe medewerker komt terecht in een organisatie waarin collega’s van hot naar her vliegen. Niemand heeft echt tijd. De senior die moet inwerken doet zijn best, maar is vaak zelf bezig met klanten, thuis, op kantoor of onderweg.
De nieuwe collega voelt zich opgelaten, stelt minder vragen, mist overzicht. En in plaats van vertrouwen en betrokkenheid, ontstaat juist afstand en onzekerheid.
De uitdaging: inwerken op afstand
Veel kantoren hebben nog een klassiek inwerkmodel: meelopen, even binnenlopen, snel iets uitleggen. Maar bij hybride werken valt veel van die informele overdracht weg. Nieuwe medewerkers loggen in, maar missen context, contactmomenten en structuur.
Het gevolg?
- Dezelfde vragen worden aan verschillende collega’s gesteld
- Informatie raakt versnipperd
- Nieuwe medewerkers voelen zich verloren of passief
- Werkdruk bij seniors stijgt door ad hoc begeleiding
En misschien wel het grootste risico: de medewerker haakt af voordat die echt begonnen is.
Hoe het beter kan: structuur, zichtbaarheid en eigenaarschap
Een goede on-boarding is niet alleen een warm welkom. Het is een strategisch moment dat bepaalt hoe snel iemand meedraait — én of diegene blijft. Organisaties met een gestructureerd on-boardingproces ervaren 62% hogere productiviteit en 50% hogere retentie bij nieuwe medewerkers***.
1. Maak een digitaal en gestructureerd on-boardingplan
Zorg voor een centrale plek met informatie over systemen, processen en klanten. Bijvoorbeeld in Notion, SharePoint of Teams. Denk aan:
- Een checklist van inwerkstappen per week
- Introductievideo’s van collega’s of processen
- Veelgestelde vragen
- Belangrijke documenten en wie waarvoor aanspreekpunt is
Natuurlijk moet on-boarding persoonlijk zijn. Een warme ontvangst, een goede werkplek, een koffieafspraak met het team, dat is het begin. Maar systemen en processen kunnen juist daarna enorm helpen. Als een medewerker even zelf iets kan teruglezen of een korte video kan bekijken, verlaagt dat de drempel om te leren en voorkomt het onnodig wachten op uitleg.
2. Wijs een buddy én een werkbegeleider toe
Een vast aanspreekpunt voor praktische vragen én één voor inhoudelijke coaching. De buddy helpt met wegwijs worden in systemen, communicatie en dagelijkse gang van zaken. De werkbegeleider is er voor vakinhoudelijke begeleiding en voortgang.
Zo voelt de medewerker zich gesteund, maar wordt de werkdruk niet versnipperd over het hele team.
3. Plan vaste reflectiemomenten in
Wacht niet tot een nieuwe medewerker aangeeft dat iets onduidelijk is. Plan vaste momenten in week 1, 3 en 6, waarin je bespreekt:
- Wat gaat goed?
- Waar loop je tegenaan?
- Wat heb je van ons nodig?
Dat geeft eigenaarschap, maar voorkomt dat medewerkers zich moeten bewijzen of afwachten tot er ruimte komt om vragen te stellen. Zeker bij hoge werkdruk voelen mensen zich snel bezwaard, met alle gevolgen van dien.
4. Gebruik slimme tools
Digitale middelen zijn onmisbaar, maar voorkom een overload aan kanalen. Spreek af waar wat gebeurt. Gebruik één centraal platform (bijv. Teams, Slack of Notion) en maak duidelijke afspraken over communicatie:
- Wat stuur je via chat?
- Waar vind je documenten?
- Welke vragen gaan via mail, en wat hoort in het onboardingportaal?
Zo voorkom je versnippering en hoeft de nieuwe medewerker niet te zoeken of telkens te vragen waar iets staat.
Het resultaat?
Een medewerker die zich sneller zeker voelt, sneller zelfstandig werkt en sneller waarde toevoegt. In een hybride omgeving waar je elkaar niet elke dag spreekt of ziet, is structuur je grootste troef.
En het is ook gewoon slim:
✔️ Minder werkdruk bij bestaande collega’s
✔️ Minder herhaling van uitleg
✔️ Hogere productiviteit vanaf dag één
✔️ Minder verloop en hogere betrokkenheid
Tot slot
Een goede on-boarding is méér dan een rondleiding en een lunchafspraak. Het is een doordacht proces dat zorgt dat nieuwe medewerkers grip krijgen op hun werk, zonder afhankelijk te zijn van toeval, tijd of toevallige aanwezigheid van collega’s.
Door hybride on-boarding slim in te richten met duidelijke werkstructuren, effectieve communicatie en persoonlijke begeleiding, bouw je aan sterkere teams én betere resultaten.
