Welkom bij de vijfde editie van Het Hybride Systeem. In de vorige nieuwsbrief ging het over de drie pijlers van moderne samenwerking: cultuur, structuur en tooling. Vandaag zoomen we in op de eerste pijler. Het startpunt van elke efficiënte manier van digitale samenwerking.

Wat cultuur echt betekent

Cultuur is geen document, geen waarde op de muur en geen set regels. Cultuur gaat over gedrag, gewoontes en overtuigingen. Over hoe mensen met elkaar omgaan, hoe verantwoordelijkheid wordt genomen, hoe je besluiten neemt en wat je als team vanzelfsprekend vindt. Cultuur is dus niet wat een organisatie zegt (intentie), maar wat een organisatie doet.

Cultuur ontstaat altijd, of je het nu bewust stuurt of niet. Precies daarom moet je eerst helder krijgen welke cultuur er werkelijk leeft voordat je (hybride) samenwerken wilt verbeteren.

Hoe cultuur zichtbaar wordt in hybride teams

In hybride werk zie je cultuur direct terug in kleine dagelijkse keuzes.

• Reageren medewerkers altijd meteen, of is er ruimte voor focus?

• Hoe veilig voelen zij zich om een dag thuis te werken, of een focusblok in te plannen?

• Worden afspraken nageleefd of wisselt dat per persoon?

• Wat is normaal, en wat verwachten we van elkaar?

• Voelt samenwerken duidelijk en voorspelbaar, of moet je steeds checken wat iemand bedoelt?

Een gezonde cultuur maakt samenwerking voorspelbaar en prettig. Teams voelen zich veilig, er is vertrouwen en iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Dat zorgt voor rust, duidelijkheid en eigenaarschap, precies wat hybride werken nodig heeft.

Waarom inzicht in cultuur onmisbaar is

Veel organisaties spreken over “de cultuur”, maar in de praktijk ontstaan er verschillende subculturen. Dat ontstaat automatisch, doordat teams verschillen in leiderschap, gewoontes en routines. Het is dus ook gebaseerd op onderliggende overtuigingen.

Een herkenbaar voorbeeld

• Manager A geeft veel vrijheid en vertrouwen, maar zonder afspraken.

• Manager B biedt hetzelfde vertrouwen, maar wél met een duidelijk ritme en afspraken.

• Manager C stuurt vooral op aanwezigheid, dat voelt veilig en vertrouwd. Hij weet niet hoe het anders moet.

Op papier mag iedereen twee of drie dagen thuiswerken. Maar als één manager steeds laat merken dat hij dat liever niet heeft, ontstaat druk. Dan ontstaat er een beleefde cultuur die niet aansluit. Dit kan dus komen door onderliggende overtuigingen van een manager die niet gelooft in hybride werken, en dus denkt "thuis doen mensen vast niets".

Dat vertaalt zich in gedrag: mensen gaan compenseren, gokken, te snel reageren, te veel online blijven, zich onnodig verantwoorden. Het kost energie en haalt de kracht uit hybride werken. Iets waar veel bedrijven op het moment mee worstelen is het niet ondervinden van de voordelen van hybride werken, zoals productiviteit, betere resultaten en meer balans.

Daarom begint alles bij inzicht: Wat gebeurt er nu echt? Welke signalen geven leiders? Welke ongeschreven regels bepalen het werk?

Een belangrijke reden waarom veel organisaties nu vastlopen, komt doordat we in korte tijd zijn overgestapt van volledig op kantoor werken naar hybride werken. Van vijf dagen fysiek samenwerken naar een systeem waarin locatie en tijd flexibeler zijn. Alleen is onze manier van werken, onze overtuigingen en ons leiderschap niet mee veranderd. Veel teams werken nog steeds volgens het oude ritme en de oude reflexen, terwijl de context volledig is veranderd. Daardoor ontstaat een mismatch: we zeggen dat hybride werken moet kunnen, maar we hebben gedrag en afspraken nooit écht aangepast. Dat levert onbedoeld frictie op en maakt dat hybride werken niet vanzelf werkt.

Daarom start je altijd met cultuur en een systeemcheck

Je kunt geen gezond hybride systeem bouwen zonder eerst te begrijpen hoe mensen nu samenwerken. Daarom doe je altijd twee dingen tegelijk:

1. Je onderzoekt de cultuur: wat gebeurt er echt in de praktijk?

2. Je onderzoekt het systeem: hoe lopen processen, afspraken, communicatie en verwachtingen?

3. 
   

Cultuur gaat over gedrag. En gedrag wordt voor een groot deel bepaald door het systeem waarin mensen werken. Een team kan zeggen dat autonomie en verantwoordelijkheid belangrijk zijn. Maar als de dagelijkse praktijk bestaat uit ad hoc vragen, onduidelijke afspraken en controle, dan liggen de bedoelde cultuur (intentie) en de beleefde cultuur (realiteit) ver uit elkaar.

Dat contrast creëert verwarring: mensen weten dan niet meer wat er wel of niet mag, of welk gedrag echt wordt verwacht. Het voelt alsof er iets wordt beloofd, maar de praktijk iets anders laat zien. Dat zorgt voor onzekerheid en frictie.

Een systeemcheck laat zien:

• waar cultuur en werkwijze elkaar versterken

• waar spanning ontstaat

• waar processen ad hoc zijn

• waar afspraken ontbreken

• waar ruis ontstaat in communicatie en verwachtingen

• 
  

Daarom staat een cultuuronderzoek voor mij nooit los van een systeemcheck. Samen geven ze een volledig beeld van hoe samenwerking in de praktijk werkt.

En precies dáárvoor is de Hybride Systeem Scan gebouwd. In tien dagen brengen wij als onafhankelijke partij scherp in kaart waar jouw cultuur en manier van samenwerken versterkt kunnen worden. Eerlijk, concreet en gebaseerd op wat medewerkers echt ervaren.

Dit onderzoek doe je altijd samen met medewerkers. Niet via aannames, maar door actief uit te vragen wat hen helpt, waar ze vastlopen en hoe het werk in de praktijk wordt ervaren. Dat vraagt om veiligheid en transparantie. Daarom adviseren wij om een externe partij aan te haken die dit begeleidt: medewerkers voelen zich vrijer om open te zijn, waardoor je een realistischer beeld krijgt van wat er speelt.

Waar je naartoe werkt: een cultuur die hybride samenwerken ondersteunt

Een sterke hybride cultuur herken je aan duidelijke principes. Teams:

• werken vanuit wederzijds vertrouwen

• communiceren voorspelbaar en helder

• weten wanneer samenwerking nodig is en wanneer focus centraal staat

• voelen geen druk om altijd online te zijn

• maken duidelijke afspraken en houden zich eraan

Dit levert rust op, focus, betere documentatie en minder onderbrekingen. Teams kunnen hun werk slim organiseren zonder elkaar te overspoelen met ad hoc communicatie.