Hybride werken is in veel accountantskantoren niet meer weg te denken. Medewerkers werken deels thuis, deels op kantoor. In theorie klinkt dat als een ideale balans: meer flexibiliteit, minder reistijd, en toch verbonden blijven. Maar in de praktijk blijft het vaak bij goede bedoelingen. In plaats van meerrust en efficiëntie, ervaren teams juist het tegenovergestelde: onnodige ruis, onduidelijke verwachtingen en oplopende werkdruk.
Voor een sector waarin structuur, kwaliteit en nauwkeurigheid cruciaal zijn, zoals accountancy, is dat problematisch. Daarom is het essentieel om hybride werken niet alleen mogelijk te maken, maar het ook goed in te richten. Met duidelijke afspraken, slimme werkstructuren en samenwerking die past bij deze tijd.
Waar hybride werken in de praktijk vast loopt
Veel accountantskantoren signaleren dezelfde knelpunten:
· Teams zijn constant online, maar werken vaak langs elkaar heen.
· Vragen en taken komen binnen via mail, chat, Teams, apps en zelfs tijdens het koffiehalen.
· Overleggen duren te lang, zijn slecht voorbereid of niet concreet genoeg.
· Nieuwe collega’s krijgen te weinig context of begeleiding.
· Ondanks alle drukte lijkt de output niet echt toe te nemen.
In plaats van grip en rust ontstaat er juist meer versnippering. Het resultaat: verminderde concentratie, frustratie over onduidelijke processen en een hogere werkdruk.
Wat werkt wél?
1. Heldere werkstructuur per rol en teamZorg dat voor elke rol duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. In accountancy zijn de inhoudelijke taken vaak helder verdeeld - denk aan samenstellen, reviewen of klantcontact - maar op het gebied van samenwerking, overdracht en interne taken blijft het vaak impliciet.
Door juist díe afspraken expliciet te maken, ontstaat rust en overzicht. Bijvoorbeeld: wie is verantwoordelijk voor de laatste check op een dossier? Wie zorgt dat actiepunten uit het klantoverleg worden opgepakt? En waar leg je het vast?
Tegelijk kun je medewerkers actiever betrekken. Laat iemand uit het controleteam meedenken over interne procesoptimalisatie, of betrek een junior bij het verbeteren van klantdocumentatie of het onboarden van nieuwe collega’s. Zo vergroot je eigenaarschap, benut je talenten beter, en wordt samenwerken leuker én slimmer.
2. Maak afspraken over samenwerken: wanneer wél bellen – en wanneer juist niet
We zijn gewend om elkaar meteen te bellen of te storen met een chatbericht. Maar dat betekent ook: iemand uit zijn werk halen. Terwijl veel vragen ook prima later opgepakt kunnen worden.
Maak met je team afspraken over wat echt directe afstemming nodig heeft (denk: klant wacht op een antwoord) en wat best even kan wachten (zoals een statusupdate of praktische vraag). Spreek bijvoorbeeld af dat je een Teams-bericht gebruikt voor niet-dringende vragen, en dat je bij spoed belt.
Leg ook uit waarom: elke onderbreking haalt iemand uit zijn concentratie, en het duurt gemiddeld 23 minuten om daar weer volledig in terug te komen. Zeker in accountancy, waar nauwkeurigheid telt, is dat zonde van de tijd én energie.
Door samen bewust te kiezen voor schriftelijk óf mondeling contact, ontstaat meer rust, minder ruis en meer focus op het echte werk.
3. Stuur op output, niet op aanwezigheid
In veel kantoren leeft nog steeds het idee: wie online is, is aan het werk. Maar zeker in hybride omgevingen werkt dat niet meer. Je ziet elkaar minder vaak, en online zijn betekent lang niet altijd productief zijn.
Beter is om te sturen op duidelijke afspraken over output. Wat moet er deze week af? Wanneer moet het naar de klant? Wat betekent ‘klaar’?
In accountancy werkt dit extra goed: er zijn vaste deadlines, je werkt vaak in terugkerende ritmes (zoals aangifte- of rapportagemomenten), en medewerkers schrijven uren. Dat maakt het makkelijker om afspraken te maken over resultaat, en daar ook echt op te sturen.
Het geeft medewerkers meer ruimte en vertrouwen, en jou als leidinggevende meer grip op voortgang en kwaliteit. Je hoeft minder bij te sturen op het ‘hoe’, zolang het ‘wat’ maar helder is.
4. Leidinggeven op vertrouwen en structuur
Hybride werken vraagt om een ander soort leiderschap. Niet loslaten of controleren, maar richting geven. Zorg voor heldere kaders: wat verwachten we van elkaar, wanneer is iets ‘af’, hoe zorgen we voor goede afstemming?
Zeker binnen accountancy is het belangrijk dat structuur niet alleen zorgt voor overzicht, maar óók helpt om consistent te werken volgens kwaliteitsnormen en wet- en regelgeving. Denk aan dossiervorming, het borgen van reviewmomenten, of het vastleggen van klantafspraken. Als iedereen weet wat er verwacht wordt en waar informatie hoort te staan, wordt compliance een stuk minder afhankelijk van individueel gedrag, en meer onderdeel van het dagelijks werk.
Maak structuur tastbaar, bijvoorbeeld met een vaste weekstart waarin iedereen zijn focuspunten deelt. Of plan vaste contactmomenten waarop medewerkers met vragen of updates terechtkunnen. Zo voorkom je dat iedereen op elk moment ad hoc naar de manager stapt, én vergroot je de zelfstandigheid binnen het team.
Vertrouwen groeit als mensen weten waar ze aan toe zijn, en zich gesteund voelen in hun werk. Combineer dat met een duidelijke structuur, en je legt de basis voor effectieve samenwerking in een hybride setting.
Wat levert dit op?
· Minder afleiding en meer concentratie op klant werk
· Minder ad hoc vragen en versnippering
· Meer eigenaarschap en betrokkenheid in teams
· Betere onboarding van nieuwe medewerkers
· Een werkwijze die aansluit bij wat professionals in deze tijd nodig hebben
"Slimmer werken betekent niet meer werken - maar beter samenwerken, met duidelijke afspraken en ruimte voor zelfstandigheid."
Hybride werken is niet ‘gewoon thuiswerken’. Het vraagt om nieuwe afspraken, duidelijke structuren en een andere manier van samenwerken. Niet om het werk moeilijker te maken, maar juist om het makkelijker te laten verlopen.
Met minder ruis, minder onderbrekingen en meer eigenaarschap wordt werk overzichtelijker. Teams kunnen zich focussen op dat wat er écht toe doet: klanten goed helpen en kwaliteitswerk leveren.
Wil je weten hoe jouw kantoor hybride werken slimmer kan inrichten?
Ik denk graag met je mee. Bij The Culture Clicks helpen we accountantskantoren om hun manier van samenwerken, communiceren en organiseren opnieuw in te richten. Geen grote omwenteling, maar praktische aanpassingen die rust, eigenaarschap en resultaat opleveren.
Meer weten? Neem contact op via info@thecultureclicks.com of kijk opwww.thecultureclicks.com.
