En hoe je dat organiseert zonder nóg een nieuwe tool
De jaarrekening moet eruit. Je bent bezig met het controleren van de administratie, een precies klusje waar concentratie voor nodig is.
Maar die concentratie is zeldzaam. Waarom? Omdat je tijdens je werk wordt overspoeld met meldingen via álle mogelijke communicatiekanalen.
- Een appje van een collega
- Een e-mail van een klant
- Een Teams-bericht met een “klein vraagje”
- Een telefoontje van je manager
- Een taaknotitie in de projectmanagementtool
Welke van die kanalen gebruik je eigenlijk voor wat?
Om eerlijk te zijn: niemand weet het precies.
Dus we doen wat ons handig lijkt. De ene keer mail, dan weer een belletje.
Handig? Op dat moment misschien.
Maar voor de rust, structuur en samenwerking in je team… rampzalig.
Hoeveel focus gaat er écht verloren?
Elke keer dat je wordt gestoord in een geconcentreerde taak, zoals het controleren van een grootboek of het voorbereiden van een fiscale aangifte, verlies je focus.
Wist je dat het gemiddeld 23 minuten duurt om weer volledig in je concentratie te komen na een onderbreking?
En laten we eerlijk zijn: die 23 minuten krijg je nooit.
Want de volgende melding is alweer onderweg.
Meldingen uitzetten dan?
Makkelijk gezegd. Maar in veel finance teams geldt:
Online = beschikbaar.
Ben je niet bereikbaar, dan lijkt het alsof je niet aan het werk bent.
Het gevolg?
We houden Teams open, notificaties aan, inbox op scherp - en onze hersenen draaien overuren om te schakelen tussen taken, mensen en verwachtingen.
En ondertussen blijft het échte werk liggen.
Waarom communicatie vaak de oorzaak is van werkdruk
Bij veel kantoren wordt hybride werken wel toegepast, maar niet goed ingericht.
Er zijn tools genoeg. Maar afspraken over wanneer je welke tool gebruikt, en wat je van elkaar mag verwachten - ontbreken.
Wat je ziet:
- Iedereen communiceert via zijn of haar favoriete kanaal
- Taken en vragen raken versnipperd
- Collega’s onderbreken elkaar voortdurend
- De mailbox is onoverzichtelijk
- Teams-kanalen zijn een wirwar van ad hoc gesprekken
- Er is geen helder ritme in werkoverleg of terugkoppeling
En dus praten we veel, maar besluiten we weinig.
Er is veel werkdruk, maar weinig voortgang.
De oplossing:slimmer samenwerken
Gelukkig is er wél iets aan te doen.
Zonder extra tools of complexe systemen.
1. Maak afspraken over communicatiekanalen
Spreek als team af:
- Welke tools gebruik je waarvoor?
- Wanneer is bellen oké, en wanneer liever chat of mail?
- Waar vind je wát terug (projectinformatie, klantdocumentatie, interne updates)
Maak deze afspraken visueel en concreet. Gebruik een ‘communicatiekompas’ of checklist.
2. Zetbereikbaarheid niet gelijk aan aanwezigheid
Introduceer focusblokken: tijd waarin collega’s even niet bereikbaar zijn.
Zorg dat iedereen weet wanneer iemand in focus zit, en respecteer dat.
3. Documenteer slim en centraal
Zorg dat informatie op één plek staat. Geen belangrijke info in WhatsApp of losse mailtjes. Gebruik een centrale bron, zoals een goed ingerichte Teams-omgeving of projecttool - waar iedereen weet:hier vind ik wat ik nodig heb.
4. Werk vanuit vertrouwen
Stuur niet op ‘online zijn’, maar op output.
Benoem duidelijke verwachtingen: wat moet er gebeuren, door wie, en wanneer is het goed?
Zo hoeven mensen minder te vragen, te dubbelchecken of te wachten.
Het resultaat?
✅ Minder meldingen
✅ Meer focus
✅ Betere samenwerking
✅ Minder frustratie
✅ Meer tijd voor klantwerk
Hybride werken kán werken, ook in accountancy.
Maar dan moet je de manier van samenwerken wél opnieuw inrichten.
Niet met méér communicatie, maar met bewustere communicatie.
Niet door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.
Wil je weten hoe jouw kantoor dit kan aanpakken?
Ik denk graag mee — vrijblijvend en praktisch.
